IT活用で生産性大幅アップ!中小企業のIT化の現状と効率化ツールを紹介

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照会 365回 作成日: 21-09-08 10:49

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近年、DX(デジタルトランスフォーメーション)という言葉の浸透とともに、企業もIT活用の動きが活発化しています。特にコロナ禍においては、必要に迫られ中小企業のリモートワークやデジタル活用は進歩しました。ただ一方で、それでも日本の中小企業においてのIT活用は先進各国と比べるとやや遅れをとっているという状態が続いています。

今回は中小企業にスポットをあてて、IT活用の現状をまとめるとともに、今IT化によってどのような効率化がもたらされているのかという点について解説していきます。

 

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中小企業の労働生産性向上の現状

 

日本の中小企業のIT活用に関しては、内閣府の「年次経済財政報告:日本企業のIT活用と生産性」(https://www5.cao.go.jp/j-j/wp/wp-je07/07b02030.html)でも言及されています。実は日本は労働生産性の上昇率に対する寄与度において、IT関連の業種においては、アメリカと比べてほとんど差はないというデータがでています。

しかし、流通・金融・ビジネスその他のサービスを展開する産業についてみていくと、2000年以降に関してはアメリカとの間に大きな差が開いています。つまり、IT系企業を除く企業においては、まだまだIT活用をすることで労働生産性を向上させることが可能という結果になりました。中小企業それぞれの単位で見てももちろんIT化は必要なことですが、日本全体としてみたときにも、中小企業、特に非製造業でのITを駆使した生産性向上が課題となっています。

 

 

 

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中小企業のIT活用の課題と活用方法

 

現状、中小企業のIT活用が求められている背景があるという解説をしてきましたが、中小企業のIT導入にあたっての課題とその活用方法について解説していきます。

 

 

 

中小企業のIT活用の課題

 

IT活用が生産性を向上させられるということは申し上げましたが、日本がIT活用を生産性上昇に繋げられていない背景もあります。それは中小企業を中心とした企業内で情報ネットワークを十分に活用できないという点が課題にあり、明確にデータにもその結果が出ています。先程の内閣府のデータによると、情報ネットワーク活用をしている企業とそうでない企業を比べたときに、活用している企業の生産率は4.4%、そうでない企業は2%の生産性の向上率を記録していました。

具体的に中小企業がなぜ大企業に比べてネットワーク活用が進んでいないのかというと、企業全体にIT浸透がしておらず、部分最適されているという課題があります。

 

部門の壁が課題にあり、約7割ほどの企業が情報システムを部署内のみで活用しているのが現状です。一方でアメリカの企業に関しては、企業内や企業間で最適なIT活用をしているというデータがありました。つまりは日本の中小企業においては、ITを活用していてもその範囲が狭く、その状況が課題になっているということがいえるでしょう。逆にいえば情報ネットワークの適用範囲を広げることで、業務効率を大きく改善する結果をもたらすことにつながるでしょう。

 

ITツールで業務効率化が可能

 

IT活用は企業の余計な業務を削減し効率的に業務が進められるようになるという利点があります。ただIT活用がもたらすことは、単に自社の生産性を向上させるということではありません。適正な情報ネットワークを築くことで、自社だけではなく取引先との業務においてもスピードやセキュリティを向上させることにつながります。例えば今までは、営業周りのみで顧客獲得をしていた企業が、デジタル広告から新規顧客を獲得できるようになるケースもあります。デジタル化により、今までにはなかった企業戦略をとることができ、結果的に利益がもたらされるなど、デジタル化がプラスになる面も非常に多いです。


 

経営戦略上のツールとしてのメリット

 

中小企業の生産性向上のためには単なる業務効率化ツールとしてITツールを位置づけてはなりません。情報リテラシーを向上させ、情報共有を推進させることも大切で、業務効率化のツールとしてのITツール導入にとどまらず、経営戦略上のツールとして社外にも向けてIT活用することが求められてきています。そうすることで、業務の幅も大きく広げることができるでしょう。

 

 

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ITツールの活用方法

ここからは具体的に中小企業の生産性向上に活用できるITツールの活用について解説していきます。

世の中には様々なITツールが普及していて、あらゆるポイントで活用し生産性をあげることが可能になっています。その事例をいくつか紹介します。



オンライン会議ツール

 

デジタル化の動きの中で、最もあり方が変わったのはミーティングではないでしょうか。通常会議室で行われていたミーティングは、IT活用の動きの中で多くがデジタルに移行しました。特にリモートワークにおいて会議を行う場合はオンライン会議が唯一の手段になります。もともと多拠点を構える大企業ではオンライン会議ツールを使っていたケースも多いですが、中小企業でもオンライン会議はかなり浸透したといえるでしょう。現在はさまざまなオンライン会議ツールが登場していますが、自社の目的にあったツールを選択して試してみるといいでしょう。

 

 

業務連絡や資料共有ツール

 

顔をあわせずとも使える社内でのコミュニケーションツール・資料共有用ツールとしてメッセンジャーツールはよく使われています。メッセンジャーツールはメールと違って手軽に立ち上げあれ、気軽にコミュニケーションを取ることを可能にします。リアクション機能やスタンプ機能なども搭載されたツールが多いので、コミュニケーションも堅苦しくなく実現することができます。また、コミュニケーションだけではなく、EXCELやPowerPoint、PDFファイルなどを社内間で手軽に共有したいときにも非常に役にたつツールたちます。セキュリティに関しても当然配慮されたツールがほとんどなので、中小企業でも多くの企業において導入が進められています。

 

 

クラウドストレージ

 

社内ファイルの保管もクラウドストレージで行うことで、自宅や外出先からオンライン上のファイルへアクセスすることが可能になります。端末制限もかけられますし現在はセキュリティが担保されたサービスも多いので、セキュリティ上の心配も少ないです。機密文書の保管もストレージで行うことで効率化につながるでしょう。ファイル保管を紙で行っている企業もまだありますし、もちろんそうすることにメリットもありますが、デジタル活用をするほうが効率的かつ安全に保管ができます。また、データを取り出す際もすぐにダウンロードできるので手間のない方法といえるでしょう。

 

 

デジタルサイネージ

 

デジタルサイネージも導入が増えているコンテンツです。企業内にモニターをおき、様々な情報を流すことができます。訪問者歓迎のコンテンツや社内案内・お誕生日祝いなどを配信することが可能です。オフィスのディスプレイにリアルタイムでコンテンツを配信できるので、様々な用途で活用が可能です。

 

 

 

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中小企業でもIT活用は積極的にすすめるべき

 

中小企業のIT活用の現状と課題、実際のツール活用方法について触れてきました。現代においてはいかに業務を効率化していくかという点が非常に重要です。海外と比べた際にはもちろんですが、コロナの影響もあり国内企業においても多くの企業がデジタル化にシフトしています。競合企業に対して遅れをとらないという意味でも、デジタル化にはメリットがあるといえるでしょう。